Une ou un responsable des services d’accueil de l’hôtel de ville

La direction de la proximité recrute son responsable des services d'accueil de l'hôtel de ville.
Elle compte 150 agents répartis dans différents services : mairies de quartier, plateforme téléphonique, médiation numérique et participation citoyenne, décès cimetières. 
Le service dont vous aurez la responsabilité est composé de plusieurs unités et compte 29 agents : formalités/état civil, périscolaire, accueil des ressortissants étrangers, accueil/information, conseillers numériques. 

Porte d'entrée de l'hôtel de ville, les agentes et agents du service informent et orientent les usagers, délivrent de nombreuses formalités et prestations (état civil, inscription sur liste électorale, recensement des jeunes, périscolaire, cartes nationales d'identité/passeports, accompagnement des ressortissants étrangers, accompagnement au numérique...). 

Avec deux responsables accueil sous votre responsabilité, vous encadrerez l'ensemble des activités du service. Vous coordonnerez le réseau des responsables accueil des mairies de quartier et de l'accueil de l’hôtel de ville. 

Doté d'un véritable sens de l'accueil des usagers, vous impulserez une culture de la qualité de l'accueil en lien avec les démarches de la direction (ex : démarche d'amélioration continue des services), et serez force de proposition pour adapter les services d'accueil pour faire face aux évolutions et accompagnerez les équipes dans la conduite au changement. Dans le cadre des projets "Gestion relation à l'usager", vous apporterez votre expertise sur les questions liées aux accueils physiques.

Encadre les activités des services d'accueil de l'hôtel de ville : accueil information, état civil, formalités, périscolaire, conseillères numériques. 
- Est référent des deux responsables d'accueil pour toute difficulté ou problème ne pouvant être résolu à leur niveau (juridique, d’organisation du service…) 
- Assure l'interface entre les services d'accueil et les services pour lesquels ceux-ci sont prestataires (CCAS, périscolaire, élections, décès, sous-préfecture, tribunal…) 
- Veille au bon fonctionnement des applications logicielles et assure l'interface avec les services de la direction informatique pour les besoins d'évolution des équipements et des applications informatiques 
- S'assure de la bonne formation des agents et de leur montée en compétences 
- Suivi budgétaire du service 
- Veille à la mise à jour et à la diffusion des procédures concernant les différentes démarches 
- Garantit la protection des données à caractère personnel traitées en tant que propriétaire de données, en coordination avec le délégué à la protection des données 
- Assure une veille juridique et une expertise sur les questions d'état civil 

Coordonne le réseau des responsables accueil des mairies de quartier et de l'accueil de l'hôtel de ville. 
- Anime le réseau des responsables accueil 
- Assure la cohérence des services rendus dans les accueils 
- Organise les renforts dans les équipes
- Participe à la cohésion des équipes 

Impulse une culture de la qualité de l'accueil en lien avec les démarches de la direction 
- Porte la démarche d'amélioration continue des services auprès de ses équipes, participe activement à l'animation de la démarche à l'échelle de la direction 
- Participe au suivi et à la mise en œuvre des projets transversaux de la direction (vis ma vie, accompagnement numérique dans les accueils, …) 
- Est force de proposition pour adapter les services d'accueil pour faire face aux évolutions et accompagne les équipes dans la conduite au changement 
- Dans le cadre des projets "Gestion relation à l'usager" apporte son expertise sur les questions liées aux accueils physiques

• Connaissances générales : 

  - Bonnes connaissances juridiques et en particulier en état civil 

• Compétences pratiques : 

  - Management d'équipe 
  - Expérience de l'accueil du public 
  - Qualités organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles 
  - Maîtrise des outils informatiques (bureautique, logiciels métier) 

• Qualités professionnelles : 
  - Sens de l'organisation 
  - Rigueur, souci de la précision dans les documents fournis aux usagers ou aux agents 
  - Souci d'adaptation constante aux besoins des usagers 
  - Qualités d'animation de réunions et du travail en équipe 
  - Intérêt pour les démarches qualité de services 
  - Qualité d'écoute et goût du travail en équipe 
  - Capacité à s'adapter aux évolutions et à accompagner le changement

Poste basé à :

Hôtel de ville – 2 rue Frézier 29200 Brest

Temps et horaires de travail :

• Annualisation du temps de travail sur l’année civile : cycle aménagé annualisé de 7h44 ou 7h58 de travail/jour en moyenne permettant de bénéficier de 21,5 ou 28 jours libérés annualisés en année pleine
• 31,5 jours de congés annuels et 2 jours de fractionnement

Avantages :

• Régime indemnitaire et prime annuelle
• Aide financière à la mutuelle
• Tarifs préférentiels (loisirs, cinéma, billetterie, chèques culture…), accès à l’association sportive métropolitaine brestoise
• Participation aux frais de transports à hauteur de 75% pour un abonnement transport en commun
• Forfait Mobilité Durable
• Restaurant municipal
• Accès à une offre de formation variée
• Parcours managérial des encadrants

Recrutement de titulaires de la fonction publique uniquement :

• Fonctionnaire sur le cadre d’emplois des attachés par mutation, mobilité, détachement ou lauréats du concours
• Accès par contrat d’un an pour les candidats reconnus travailleurs handicapés avant de devenir titulaire

02/01/2025